Persondata hvad med hjemmearbejdspladsen?

Den nye persondataforordning træder i kraft i Danmark pr. 25. maj 2018.

Mange virksomheder er allerede ved at forberede den interne persondatabeskyttelse, men flere overser, at persondataforordningen også får betydning for medarbejderes brug af computere, smartphones, tablets m.v. udenfor arbejdstiden.

Når Persondataforordningen træder i kraft i Danmark den 25. maj 2018, er det ikke blot virksomhedernes centrale databehandling der skal leve op til helt nye og skærpede krav, da også medarbejderes tilgang til virksomhedens data fra hjemmet bør få et eftersyn.

Datatilsynet udtalte sig sidste år kritisk om en sag fra en kommune, hvor en medarbejder havde gemt en række referater på en USB-nøgle, og derefter havde gemt filerne på sin private server. En anonym person hackede sig senere ind på medarbejderens private server, hvormed filerne blev tilgængelige for uvedkommende. Datatilsynet fandt det kritisabelt, at filerne var blevet lagret på en privat server, hvorpå kommunen ikke havde kontrollen over datasikkerheden.

Kritikken er interessant, da netop tilgang til arbejdsdata hjemmefra for mange er helt normalt, og ikke giver anledning til de store overvejelser. Hvis man som virksomhed stiller data til rådighed for sine medarbejdere uden for kontoret, bør man som minimum gøre sig følgende 5 overvejelser:

1)    Hvis der lagres oplysninger på medarbejderens enhed, således at enheden ikke blot bruges som terminal op mod virksomhedens dataserver, men at der også lagres selv minimale mængder data på enheden, bør den lagrede data krypteres.

2)    Hvis forbindelsen mellem medarbejderens enhed og virksomhedens dataserver etableres via opkaldsforbindelse (mobildata, bredbånd, telefon m.m.), skal virksomheden foranstalte mod, at uvedkommende kan koble sig på virksomhedens dataserver, herunder eksempelvis ved indførelse af passwords eller tilbagekaldsfunktion. I samme omgang bør virksomheden overveje, om der skal etableres ’låste’ tidsrum, hvor der ikke kan oprettes forbindelse til virksomhedens data – for eksempel om natten.

3)    Hvis medarbejderen har brug for at printe data fra sin enhed, skal virksomheden fastsætte klare regler for opbevaring og destruktion af det printede, ligesom virksomheden skal instruere sine medarbejdere i disse regler.

4)    Hvis medarbejderen benytter sin enhed til andet end arbejdsmæssigt brug, eksempelvis til skole eller i fritiden, skal virksomheden fastsætte klare regler for anden anvendelsen, ligesom virksomheden skal etablere relevante og nødvendige sikkerhedsforanstaltninger.

5)    Ved trådløs kommunikation, eksempelvis mellem medarbejderens enhed og en trådløs printer, skal virksomheden fastsætte retningslinjer for at sikre datasikkerheden under den trådløse dataoverførsel, således at denne datastrøm ikke kan opfanges af uvedkommende.

Ovenstående 5 punkter giver et godt, generelt billede af kravene til datasikkerhed på hjemmearbejdspladsen. Listen kan dog ikke stå alene, og kravene varierer meget afhængigt af, hvilken type data der skal tilgås fra hjemmet. Er der eksempelvis tale om personaleadministration, er kravene væsentligt mere vidtgående.

Nørregaard│Mieritz Advokatfirma har stor erfaring indenfor rådgivning om persondataforordningen, og du er velkommen til at kontakte os på post@nmaf.dk, såfremt du vil vide mere.

Velkommen til Advokat Mette Pugholm

 

Velkommen til Advokat Mette Pugholm

Mette er advokat og beskæftiger sig primært med erhvervsretlige forhold og retssager. Mette er specialiseret indenfor procesret , konkursret, obligationsret og skatteret ligesom hun bistår i ejendomshandler.

Privat bor Mette i København med sine to børn.

Vi ønsker Mette velkommen til vores stærke og dynamiske hold!!

Nørregaard-Mieritz Advokatfirma beskæftiger nu 4 advokater, 2 advokatfuldmægtige og 5 sagsbehandlere/administrativt personale.

Foto (C) CoverGanda

Fondslovens er ændret nu skal fonde foretage registrering af "reelle ejere" i Erhvervs-styrelsens IT-system

         

Som følge af lov nr. 262 af 16. marts 2016, der blandt andet ændrer fondsloven, skal fonde pr. 23. maj 2017 registrere sine reelle ejere i Erhvervsstyrelsens it-system.

Pligten til at registrere reelle ejere gælder for alle fonde. Det betyder, at fonde, der ellers normalt falder udenfor fondslovens anvendelse, eller konkret er undtaget fra fondsloven, også er omfattet af de nye regler om krav til registrering af reelle ejere.

Ifølge fondsloven udgør en reel ejer af en fond den eller de fysiske personer, som direkte eller indirekte kontrollerer fonden eller på anden måde har ejerskabslignende beføjelser. En fonds bestyrelse vil således altid være at anse som en fonds reelle ejere. Derudover vil fysiske personer, der er særligt begunstigede af fonden, herunder navnlig større uddelingsmodtagere, som i henhold til fondens vedtægt har et retskrav på at modtage en ikke ubetydelig del af fondens midler være at anse som reelle ejere. Endvidere vil navnet på den gruppe personer i hvis hovedinteresse fonden er oprettet eller fungerer, skulle registreres som reelle ejere, hvis de enkeltpersoner, der nyder godt af fondens uddelinger, endnu ikke kendes af fonden.

Oplysninger om fondens reelle ejere skal registreres i Erhvervsstyrelsens it-system hurtigst muligt efter, at fonden er blevet bekendt med, at en person er blevet reel ejer, og efter enhver ændring af de oplysninger, som er registreret. Fonden skal endvidere opbevare oplysninger om dens reelle ejere i 5 år efter det reelle ejerskabs ophør. Fonden skal desuden opbevare oplysninger om forsøg på identifikation af reelle ejere i 5 år efter gennemførelsen af identifikationsforsøget.

Fristen for registrering af oplysninger om reelle ejere udløber den 1. december 2017.

Oplysningerne om en fonds reelle ejere registreres elektronisk hos www.virk.dk. En forudsætning for registrering er, at fonden har et CVR-nr. Registrering af reelle ejere sker som led i den almindelige virksomhedsregistrering under fanebladet ”Ejerforhold”. En overtrædelse af registreringspligten er bødepålagt.

Nørregaard Mieritz Advokatfirma er specialister i erhvervsret, og har stor erfaring med registreringer hos Erhvervsstyrelsen, herunder af reelle ejere.

Vi tilbyder fast pris på registrering af en fonds reelle ejere på DKK 1.500 eksklusiv moms – så fonden er sikret, at ejerforholdene bliver registreret korrekt og undgår en bødestraf.

Du er velkommen til at kontakte os på post@nmaf.dk, hvis vi skal registrere fondens reelle ejere i Erhvervsstyrelsens it-system, eller hvis du vil vide mere.

 

Har du registreret din virksomheds reelle ejere i løbet af sommeren?

Mange sætter fejlagtigt lighedstegn mellem legale ejere og reelle ejere, eller har måske blot ikke været opmærksom på forskellen. Manglende eller forkert registrering kan koste både bøder og tvangsopløsning.

Nørregaard│Mieritz Advokatfirma udgav den 27. april 2017 en nyhedsartikel om, at manglende registrering af et selskabs legale ejere kan medføre tvangsopløsning af selskabet. Du kan læse artiklen her

Ud over registrering af legale ejere, er virksomheder forpligtede til at registrere sine reelle ejere. Fristen for indberetning er den 1. december 2017.

Forskellen på legale og reelle ejere

Legale ejere er selskaber eller personer, som ejer 5 % eller mere af selskabskapitalen eller stemmerettighederne i en virksomhed.

Reelle ejere kan ikke være selskaber, men er kun de fysiske personer som direkte eller indirekte ejer eller kontrollerer en tilstrækkelig del af ejerandelene eller stemmerettighederne i en virksomhed, eller på anden vis udøver kontrol med virksomheden.

Definitionen af ”tilstrækkelig del” er ikke entydig og afhænger af en konkret vurdering. En indikation på, at man er reel ejer kan dog være, at man besidder mere end 25 % af ejerandelene eller stemmerettighederne i virksomheden. De 25 % er dog blot en indikation, idet en person med mindre ejerandel på anden vis kan være sikret bestemmende kontrol over virksomheden, eksempelvis ved at have mulighed for at nedlægge veto, eller ved at have ret til at udpege bestyrelsesmedlemmer.

Ejerskabet kan dog også være indirekte, således at man ejer kapitalandele eller stemmerettigheder i et selskab via sit hele eller delvise ejerskab i et eller flere andre selskaber.

Identificering af en virksomheds reelle ejere kan således være en sværere og mere omstændelig proces end som så. Ikke desto mindre er det er lovkrav, at alle virksomheder senest den 1. december 2017 har identificeret og registreret sine reelle ejere.

Hvem har pligt til at registrere reelle ejere?

Følgende virksomheder har pligt til at identificere og registrere deres reelle ejere inden den 1. december 2017:

  • Aktieselskaber (A/S)
  • Anpartsselskaber (ApS)
  • Iværksætterselskaber (IVS)
  • Partnerselskaber (P/S)
  • Kommanditselskaber (K/S)
  • Interessentskaber (I/S)
  • Virksomheder med begrænset ansvar (AMBA, FMBA, SMBA)
  • Erhvervsdrivende fonde
  • Europæiske virksomhedsformer (SE, SCE, EØFG)

Enkeltmandsvirksomheder, personligt ejede mindre virksomheder (PMV), selvstændige offentlige virksomheder (SOV), filialer, frivillige foreninger og andelsboligforeninger har ikke pligt til at registrere deres reelle ejere.

Lad os hjælpe dig med registreringen

Nørregaard│Mieritz Advokatfirma har godt kendskab til de nye regler om reelle ejere og hjælper gerne det/de selskaber, som du er involveret i, med at få identificeret og registreret selskabets reelle ejere. Opgaven vil i langt de fleste tilfælde kunne løses til en fast lav pris.

Du er velkommen til at kontakte os på 88 93 95 00 eller post@nmaf.dk, hvis vi skal registrere dit selskabs reelle ejere, eller hvis du blot vil vide mere